دفترخانه اسناد رسمی چیست و چه وظیفه ای دارد ؟
دفترخانه اسناد رسمی چیست و چه وظیفه ای دارد ؟ که دفترخانه که نام‌های دیگری مانند دفتر اسناد رسمی و یا محضر دارد؛ نوعی نهاد مدنی بوده که در آن به تنظیم حرفه‌ای انواع عقود و قرارداد پرداخته می‌شود.
البته این دفتر زیر نظر قوه قضائیه فعالیت کرده ولی، هیچ‌گونه وابستگی مالی به حاکمیت سیاسی ندارد.
در واقع، دفاتر اسناد رسمی، به‌عنوان یک مرکز حقوقی و مدنی رابط بین دولت و شهروندان آن شناخته می‌شود.
اصلی‌ترین کار این دفتر، تضمین امنیت حقوقی و اقتصادی جامعه به‌شمار می‌رود.
دفتر اسناد کاملاً مستقل از دولت عمل کرده و باعث کاهش حضور مردم به دادگستری‌ها با تنظیم دقیق اسناد می‌شود.
در حقیقت، این مکان مالکیت افراد بر اموال خود را به رسمیت شناخته و موارد حقوقی و قانونی به تعهدات دو نفر را به یکدیگر نشان می‌دهند. به این ترتیب، دعواها و نزاع‌های ناشی از اختلاف مالکیت و عدم انجام به موقع تعهدات به حداقل می‌رسد.
بیشتر فعالیت‌های داخل یک دفترخانه، براساس اصول حاکم بر قراردادها و تعهدات انجام می‌شوند.
این که افراد بتوانند برای فعالیت‌هایی مانند خانه، ازدواج و… برای خود یک سند رسمی داشته که در همه جا به رسمیت شناخته شود بسیار مهم است.
در حقیقت، هدف از تاسیس دفاتر اسناد رسمی، رعایت حقوقی قانونی آنها، در معاملات و قراردادهای مختلف است.
تشکیلات دفترخانه
دفتر اسناد رسمی با توجه به ماده ۸۲ قانون مصوب ۱۳۱۰ از تشکیلات زیر تشکیل شده است:
سردفتر
سردفتر به شخصی گفته می‌شود که اداره کل دفتر اسناد رسمی را بر عهده دارد.
این شخص با پیشنهاد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و با رای و نظر کانون سردفتران و دفتریاران انتخاب می‌شود. براساس ماده ۲۱ قانون دفاتر رسمی، کلیه مسئولیت‌های دفتر اسناد رسمی به عهده این فرد است.
دفتریار
دفتریار به شخصی گفته می‌شود که به او وظیفه معاونت دفترخانه و نمایندگی سازمان ثبت اعطا می‌شود. برطبق قوانین، همه دفاتر اسناد رسمی چه دفتر اسناد رسمی تهران و چه دفتر اسناد شهرهای دیگر، یک دفتریار و یک دفتریار دوم باید داشته باشند.
درواقع، دفتریار به‌عنوان سردفتر علی‌البدل و یا نماینده سازمان ثبت در دفترخانه شناخته می‌شود.
همچنین دفتریاران، پس از سه یا هفت سال می‌توانند ارتقا شغلی گرفته و سردفتر شوند. انتخاب دفتریار با توجه به قوانین و مقررات توسط سردفتر صورت می‌گیرد. اما سردفتر قادر به اخراج این فرد نیست.
سندنویس
سندنویسان همانطور که از نامشان مشخص است؛ وظیفه نوشتن سندها را برعهده داشته و سمت آنها بسیار مهم است.
دفترنویس
دفترنویس، همانطور که از نامشان مشخص است؛ مسئولیت، ثبت اسناد در دفاتر و امضا گرفتن از متعهدین، سردفتر و دفتریار را برعهده دارد. البته این روزها حضور این سمت به‌دلیل، راه‌اندازی سامانه ثبت الکترونیک اسناد بسیار کمرنگ شده و حتی منسوخ شده است.
آشنایی با وظایف دفترخانه
مهمترین وظایف دفتر استاد رسمی در تهران و سایر شهرها عبارت‌انداز:
- ثبت اسناد طبق قوانین رسمی
- ارائه مدارک معتبر از اسناد ثبت‌شده
- تایید صحت امضاء
- پذیرش و حفاظت از اسناد به‌عنوان امانت
- ثبت معاملات شرطی و رهنی در انواع فرم‌ها
- ثبت معاملات مرتبط با اموال حمل‌ونقل‌پذیر
- ثبت معاملات اموال غیرحمل‌ونقل‌پذیر
- ثبت وصیت در قالب عهدنامه‌ها و تکمیلی‌ها
- ثبت اظهارنامه در انواع فرم‌ها
- صدور گواهی امضاء به‌جز در مورد اسناد مالی و معاملاتی
- تایید اصالت کپی اسناد و مدارک ارائه‌شده توسط مراجعین
- دریافت قبوض سپرده‌های مستأجران مطابق با بند ۵۲ بخشنامههای ثبتی
- صدور گواهی عدم انجام معامله بر اساس بند ۸۹ بخشنامههای ثبتی
- ثبت رضایت‌نامه
- ثبت تعهدنامه
- ثبت قرارداد اجاره
- ثبت معاملات سرقفلی
- ثبت اسناد وقف و موقوفات
- ثبت اسناد ضمانت‌نامه
- صدور اجرائیه
- تدوین وکالت‌نامه با اختیارات محدود (وکالت کاری)
- تدوین وکالت‌نامه کامل (وکالت تام یا وکالت فروش برای موارد خاص)
بررسی مراحل تنظیم سند در دفتر اسناد رسمی
برای تهیه سند در دفاتر اسناد رسمی، مراحل زیر باید به دقت انجام شوند:
- احراز هویت طرفین معامله: اطمینان از هویت دقیق واضح و شناخت طرفین معامله.
- احراز اهلیت طرفین معامله: بررسی و اطمینان از صلاحیت و اهلیت حقوقی و واقعی طرفین برای انجام معامله.
- بررسی و اثبات اصالت و اعتبار مستندات اسناد: ارزیابی دقیق مستندات موردنیاز و اطمینان از اصالت و اعتبار آنها.
- احراز رعایت مقررات و تشریفات قانونی: اطمینان از رعایت قوانین و تشریفات مربوط همراه با مکاتبات لازم و اطمینان از عدم وجود موانع قانونی برای تهیه سند.
- اخذ حق التحریر، حق ثبت و سایر حقوق دولتی: درخواست و دریافت مجوزها و حقوق مرتبط با نگهداری و ثبت اسناد در دفاتر اسناد رسمی.
- تنظیم اوراق سند و تایید این اوراق: تدوین و آماده‌سازی اوراق مربوط به سند و تایید آنها توسط طرفین معامله.
- ثبت سند در دفتر سردفتر: ثبت مستندات مرتبط با سند در دفتر سردفتر.
- تصدیق مطابقت سند با ثبت دفتر: اطمینان از مطابقت اطلاعات سند با ثبت دفتر و تایید طرفین معامله.
- تایید صحت ثبت و هویت طرفین معامله: درج امضای سردفتر در پایین دفتر ثبت و حاشیه سند جهت تایید صحت ثبت و هویت طرفین.
- درج امضای دفتریار و مهر دفتر اسناد: درج امضای دفتریار و مهر دفتر اسناد در پایین دفتر ثبت و حاشیه سند جهت کامل کردن فرآیند تنظیم سند آورده می‌شود.
ضرورت مراجعه به دفترخانه
مراجعه به دفتر اسناد رسمی به‌عنوان یک مرکز اصلی ثبت و نگهداری اسناد قانونی و رسمی در یک جامعه، دارای اهمیت‌های زیادی است. در ادامه با مهمترین مزایای مراجعه به آن آشنا می‌شوید.
ثبت قانونی
دفاتر اسناد رسمی مسئولیت ثبت و رسمی‌سازی اسناد حقوقی و معاملات را برعهده دارند. مراجعه به این دفاتر باعث جلوگیری از نزاع و کلاهبرداری در اسناد و تایید رسمی معاملات می‌شود.
ثبت اموال
برخی از اسناد مانند عقود رهنی، وقف‌نامه و سند مالکیت اموال، نیازمند ثبت در دفاتر اسناد رسمی هستند. این اقدام به اطمینان از حقوق مالکیت و انتقال اموال کمک زیادی می‌کند.
محفاظت از حقوق مالکیت
با ثبت اسناد در دفاتر اسناد رسمی، حقوق مالکیت و حقوق قانونی افراد تضمین می‌شود. این امر از دعاوی و اختلافات حقوقی نیز پیشگیری خواهد کرد.
اثبات وجود حقوق
مراجعه به دفاتر اسناد رسمی به افراد امکان اثبات وجود حقوق خود را از طریق اسناد رسمی فراهم می‌کند.
تسهیل در معاملات
اسناد ثبت شده در دفاتر اسناد رسمی می‌توانند در معاملات مختلف مانند خرید و فروش اموال، اجاره، گرفتن وام و … به عنوان مدرکی رسمی و قانونی مورد استفاده قرار گیرند.
جلوگیری از تقلب
ثبت اسناد در دفاتر اسناد رسمی موجب کاهش احتمال تقلب و سوءاستفاده از اسناد می‌شود. به همین دلیل، برای جلوگیری از هرگونه از تقلب باید به این دفاتر مراجعه کنید.
اطمینان از اعتبار
اسناد ثبت شده در دفاتر اسناد رسمی به دلیل اعتبار قانونی و رسمی که دارند، اطمینان بیشتری به طرفین معاملات می‌دهند.
به طور کلی، مراجعه به دفتر اسناد رسمی در تهران مانند سایت ثبت رایانه بسیار ضروری بوده تا حقوق و تعهدات مردم به صورت قانونی و رسمی تایید و ثبت شوند.
خلاصه
برای تنظیم کردن اسناد رسمی، استعلام‌های زیادی باید گرفته شود. این استعلام‌ها از کلاهبرداری و ضایع شدن حقوق افراد مختلف جلوگیری می‌کند.
به همین دلیل، فرایند ثبت اسناد اندکی زمانبر است؛ اما در نهایت از ضایع شدن حقوق افراد مختلف جلوگیری می‌کند. به همین دلیل، افراد برای اثبات حقوق قانونی خود، باید با توجه به شهر خود به دفترخانه تهران و یا دفترخانه شهر موردنظر مراجعه کنند.
سایت ثبت رایانه از بهترین سایت‌هایی است که شما می‌توانید از طریق آن کلیه کارهای مربوط به ثبت را به صورت قانونی و رسمی، زیرنظر کارشناسان مجرب انجام دهید.
